Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp không chỉ phải nộp báo cáo thuế và báo cáo tài chính. Doanh nghiệp còn phải thực hiện nhiều báo cáo định kỳ khác. Các báo cáo này nằm ở nhiều lĩnh vực. Phổ biến nhất là lao động, an toàn vệ sinh lao động, y tế lao động, môi trường, hóa chất và lao động nước ngoài. Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện nghĩa vụ khi nhận được công văn nhắc. Khi đó, thời hạn thường đã rất gần. Một số báo cáo thậm chí có thể đã quá hạn.
Bài viết dưới đây LawPlus sẽ tổng hợp các báo cáo doanh nghiệp cần rà soát trong năm. Qua đó, doanh nghiệp có thể chủ động lập lịch tuân thủ và phân công bộ phận phụ trách.
1. Báo cáo tình hình thay đổi lao động
Đối tượng và căn cứ thực hiện
Theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH 2026) và Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có nghĩa vụ báo cáo tình hình thay đổi lao động trong quá trình hoạt động. Đây là báo cáo trọng tâm để cơ quan nhà nước quản lý về số lượng, chất lượng và biến động nhân sự tại doanh nghiệp.
Thời hạn và hình thức báo cáo
Căn cứ Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, kể từ năm 2025, thẩm quyền tiếp nhận báo cáo đã có sự thay đổi. Doanh nghiệp cần lưu ý lộ trình sau:
- Thời hạn: Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05/06) và hằng năm (trước ngày 05/12).
- Cơ quan tiếp nhận: Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc chi nhánh.
- Hình thức: Thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI (Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Chỉ gửi bản giấy đến Sở Nội vụ khi không thể thực hiện qua cổng dịch vụ công.
Nghĩa vụ phối hợp thông báo
Bên cạnh việc nộp báo cáo cho Sở Nội vụ, doanh nghiệp phải đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở hoặc chi nhánh để đối soát dữ liệu.
Lưu ý cho dự án trong Khu công nghiệp/Khu kinh tế
Đối với lao động làm việc tại các khu vực này, người sử dụng lao động phải gửi báo cáo/thông báo đồng thời cho 03 bên:
- Sở Nội vụ;
- Cơ quan BHXH khu vực; và
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để phục vụ công tác theo dõi chuyên biệt.
2. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động
Doanh nghiệp sử dụng lao động có nghĩa vụ thực hiện báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động. Căn cứ Điều 36 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 14/VBHN-VPQH 2024) và Điều 24 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, lộ trình thực hiện như sau:
- Thời hạn nộp:
- Hình thức & Mẫu biểu: Sử dụng Mẫu tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Nghị định 39/2016/NĐ-CP. Báo cáo có thể gửi trực tuyến qua cổng Dịch vụ công hoặc qua đường bưu điện/thư điện tử.
- Cơ quan tiếp nhận: Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Đặc biệt, các đơn vị vận hành nhà máy, kho bãi, công trình xây dựng hoặc các bộ phận sản xuất trực tiếp cần thực thi nghiêm ngặt nghĩa vụ này do tính chất rủi ro đặc thù. Nghĩa vụ này là bắt buộc ngay cả khi doanh nghiệp không để xảy ra bất kỳ vụ tai nạn lao động nào trong kỳ báo cáo.
3. Báo cáo y tế lao động
Cơ sở lao động phải tổ chức quản lý sức khỏe người lao động, thực hiện hoạt động y tế lao động và lập báo cáo theo biểu mẫu, thời hạn áp dụng đối với từng loại báo cáo. Doanh nghiệp nên phân công bộ phận nhân sự phối hợp với bộ phận an toàn, vệ sinh lao động, y tế cơ quan hoặc đơn vị khám sức khỏe để tổng hợp số liệu thống nhất.
Căn cứ Điều 27 và Điều 81 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 14/VBHN-VPQH), cơ sở lao động phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
- Lập và duy trì hồ sơ: Doanh nghiệp phải lập Hồ sơ quản lý sức khỏe người lao động và Hồ sơ sức khỏe của người bị bệnh nghề nghiệp (nếu có).
- Hình thức & Mẫu biểu: Báo cáo được lập theo Mẫu tại Phụ lục 8 ban hành kèm theo Thông tư 19/2016/TT-BYT.
- Chế độ báo cáo: Hằng năm, doanh nghiệp phải báo cáo về việc quản lý sức khỏe người lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về y tế có thẩm quyền (Sở Y tế địa phương).
- Mốc thời gian (theo Thông tư 19/2016/TT-BYT):
4. Báo cáo trường hợp tai nạn lao động khám và điều trị
Báo cáo trường hợp tai nạn lao động khám và điều trị không áp dụng cho mọi doanh nghiệp thông thường. Nghĩa vụ này quy định tại Điều 25 Nghị định 39/2016/NĐ-CP, áp dụng chuyên biệt cho các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Theo đó, các bệnh viện, phòng khám có tiếp nhận điều trị nạn nhân tai nạn lao động phải thực hiện:
- Thời hạn: Trước ngày 05/7 (cho 06 tháng đầu năm) và trước ngày 10/01 năm sau (cho cả năm).
- Hình thức & Mẫu biểu: Sử dụng Mẫu tại Phụ lục XVIII ban hành kèm theo Nghị định 39/2016/NĐ-CP.
- Cơ quan tiếp nhận: Sở Y tế địa phương.
Điều 25 cũng quy định rõ báo cáo thống kê người bị tai nạn lao động được khám và điều trị là nghĩa vụ của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thuộc đối tượng quy định. Doanh nghiệp chỉ có bộ phận sơ cứu hoặc y tế cơ quan thông thường hoặc ký hợp đồng với cơ sở khám chữa bệnh không đương nhiên phải lập báo cáo này. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này cần đảm bảo dữ liệu điều trị của người lao động phải nhất quán với Hồ sơ vụ tai nạn lao động lưu tại doanh nghiệp (lưu giữ 15 năm với vụ chết người) để sẵn sàng giải trình khi có thanh tra liên ngành y tế – lao động.
5. Báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài
Người sử dụng lao động có sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải lập báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài. Nghĩa vụ này không chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài mà áp dụng cho mọi người sử dụng lao động thuộc diện sử dụng lao động nước ngoài.
- Cơ quan tiếp nhận: Báo cáo được gửi đến Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi người lao động làm việc, thường qua hệ thống dịch vụ công hoặc theo phương thức do cơ quan có thẩm quyền tại địa phương hướng dẫn. Doanh nghiệp cần kiểm tra kênh nộp hồ sơ đang áp dụng tại địa phương trước thời hạn nộp.
- Thời hạn và Mẫu biểu: Báo cáo 06 tháng (trước ngày 05/7) và hằng năm (trước ngày 05/01) theo Mẫu số 07/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (đã được cập nhật hệ thống một cửa năm 2026).
Số liệu báo cáo cần thống nhất với hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, văn bản chấp thuận vị trí công việc, giấy phép lao động hoặc xác nhận người lao động không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Doanh nghiệp nên giao một đầu mối tổng hợp dữ liệu từ nhân sự, pháp chế và hành chính để tránh thiếu hoặc sai thông tin.
6. Báo cáo công tác bảo vệ môi trường
Không phải mọi doanh nghiệp đều phải lập cùng một loại báo cáo về bảo vệ môi trường. Nghĩa vụ báo cáo phụ thuộc vào loại hình hoạt động, hồ sơ môi trường của doanh nghiệp và nội dung giấy phép môi trường đã được cấp.
Căn cứ Luật Bảo vệ môi trường 2020 (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 98/VBHN-VPQH) và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 02/2022/TT-BTNMT (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 55/VBHN-BNNMT), doanh nghiệp cần lưu ý các trọng tâm sau:
Đối tượng rà soát
Nghĩa vụ này áp dụng cho các doanh nghiệp đã được cấp Giấy phép môi trường hoặc đã thực hiện Đăng ký môi trường. Đặc biệt, các cơ sở vận hành công trình xử lý nước thải, khí thải hoặc phát sinh chất thải nguy hại cần thực hiện thống kê chi tiết số liệu quan trắc định kỳ trong báo cáo.
Thời hạn thực hiện
- Kỳ báo cáo tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hằng năm.
- Đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh thông thường: Phải hoàn thành và gửi báo cáo trước ngày 15/01 của năm tiếp theo.
- Đối với chủ đầu tư hạ tầng khu công nghiệp/cụm công nghiệp: Thời hạn nộp là trước ngày 20/01 hằng năm.
Cơ quan tiếp nhận
Báo cáo được gửi đến cơ quan đã phê duyệt kết quả thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường hoặc cơ quan cấp Giấy phép môi trường/tiếp nhận Đăng ký môi trường, đồng thời gửi đến Sở Nông nghiệp và Môi trường địa phương.
Hình thức nộp
Khuyến khích doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo dưới dạng văn bản điện tử thông qua Hệ thống thông tin môi trường quốc gia hoặc hệ thống thông tin môi trường cấp tỉnh để đồng bộ dữ liệu quản lý.
7. Báo cáo hoạt động hóa chất
Không phải mọi doanh nghiệp có sử dụng hóa chất đều phải lập báo cáo hoạt động hóa chất. Nghĩa vụ này chủ yếu đặt ra đối với tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hóa chất thuộc phạm vi điều chỉnh và đối tượng phải báo cáo theo pháp luật về hóa chất.
Căn cứ Luật Hóa chất 2025 (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 35/VBHN-VPQH) và Điều 27 Nghị định 26/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân hoạt động hóa chất có nghĩa vụ thực hiện chế độ báo cáo định kỳ như sau:
- Thời hạn nộp báo cáo: Định kỳ trước ngày 15/02 hằng năm (cho dữ liệu của năm trước đó).
- Phương thức thực hiện: Báo cáo phải được cập nhật đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hóa chất theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định. Việc báo cáo bằng văn bản giấy hiện nay chỉ được xem là phương thức hỗ trợ hoặc theo yêu cầu đặc biệt.
- Đối tượng trọng tâm: Các cơ sở sản xuất, pha chế, kinh doanh hóa chất; doanh nghiệp sử dụng hóa chất trong các ngành dệt nhuộm, linh kiện điện tử, nhựa, xử lý bề mặt kim loại; các phòng thí nghiệm và đơn vị logistics hóa chất.
Trường hợp doanh nghiệp chỉ mua hóa chất thông dụng phục vụ mục đích vệ sinh văn phòng hoặc sinh hoạt thiết yếu không bắt buộc phải lập báo cáo hoạt động hóa chất chuyên ngành. Tuy nhiên, cần lưu giữ hóa đơn chứng từ để chứng minh quy mô sử dụng khi có kiểm tra.
8. Khai báo máy, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động
Nghĩa vụ này không phát sinh theo chu kỳ hằng năm mà là nghĩa vụ bắt buộc gắn liền với quá trình lắp đặt và vận hành thực tế của doanh nghiệp. Trách nhiệm pháp lý này phát sinh ngay khi doanh nghiệp sử dụng các loại máy, thiết bị hoặc vật tư thuộc Danh mục có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động (như nồi hơi, hệ thống lạnh, bình chịu áp lực, thang máy, xe nâng, cần trục, tời điện…).
Căn cứ Điều 30, Điều 31 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 14/VBHN-VPQH) và hướng dẫn tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP (hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 2279/2023), doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt lộ trình kiểm định và khai báo sau:
Nghĩa vụ kiểm định
Mọi thiết bị thuộc danh mục bắt buộc phải được kiểm định kỹ thuật an toàn đạt yêu cầu bởi tổ chức kiểm định được cấp phép trước khi đưa vào sử dụng lần đầu, và thực hiện kiểm định định kỳ hoặc bất thường trong suốt quá trình vận hành. Việc cố ý sử dụng thiết bị chưa được kiểm định hoặc kết quả kiểm định không đạt yêu cầu là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm.
Nghĩa vụ khai báo
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày đưa vào sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Phiếu khai báo sử dụng (theo Mẫu quy định tại Phụ lục Iđ ban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP) đến Sở Nội vụ tại địa phương nơi sử dụng thiết bị.
Quản lý hồ sơ kỹ thuật
Doanh nghiệp có trách nhiệm lập và lưu giữ đầy đủ hồ sơ kỹ thuật an toàn của từng thiết bị tại cơ sở để phục vụ công tác hậu kiểm của cơ quan thanh tra. Trong trường hợp chuyển nhượng hoặc cho thuê lại thiết bị, bên bán/cho thuê phải bàn giao đầy đủ hồ sơ kỹ thuật an toàn gốc này cho bên mua/bên thuê.
Khi tiến hành thanh tra chuyên ngành, cơ quan nhà nước không chỉ đối soát chứng thư kiểm định mà sẽ trực tiếp hậu kiểm tình trạng khai báo hành chính, nhật ký vận hành, hồ sơ kỹ thuật và năng lực huấn luyện của người lao động trực tiếp vận hành thiết bị. Doanh nghiệp sẽ đối mặt với các chế tài hành chính rất nặng nếu xảy ra sai phạm theo Điều 24 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
9. Kết luận
Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến báo cáo thuế và báo cáo tài chính. Trong năm, doanh nghiệp còn có nhiều báo cáo khác cần rà soát. Những báo cáo thường gặp gồm báo cáo lao động, tai nạn lao động, y tế lao động, môi trường, hóa chất và lao động nước ngoài. Không phải báo cáo nào cũng áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu đã thuộc đối tượng áp dụng, việc nộp chậm có thể tạo rủi ro tuân thủ.
LawPlus khuyến nghị doanh nghiệp lập lịch báo cáo định kỳ từ đầu năm. Lịch này nên ghi rõ tên báo cáo, bộ phận phụ trách, kỳ báo cáo, hạn nộp và cơ quan tiếp nhận. Cách làm này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro trong các đợt thanh tra, kiểm tra hoặc rà soát hồ sơ nội bộ.