Hiện nay còn nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng công ty chưa thành lập công đoàn cơ sở thì không phải đóng phí công đoàn. Theo Luật Công đoàn 2024, doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc phải đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Đây là nghĩa vụ không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở hay chưa.
Trước đây, nhiều doanh nghiệp chưa đóng không hẳn vì cố tính né tránh mà cơ chế giám sát chưa được đồng bộ. Nay khi dữ liệu BHXH, lao động, công đoàn ngày càng được số hóa, việc đối chiếu doanh nghiệp nào đóng BHXH nhưng chưa đóng phí công đoàn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt, từ ngày 16/05/2026, Nghị định 105/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực sẽ siết chặt các quy định về phương thức, thời hạn và chế tài xử lý nhằm đảm bảo tính thượng tôn pháp luật trong tài chính công đoàn.
Bài viết dưới đây LawPlus sẽ phổ biến những điểm mới và các mốc thời gian nghiêm ngặt mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhằm đảm bảo tính tuân thủ trong nghĩa vụ đóng phí công đoàn.
I. Những điểm mới nổi bật và quy định bổ sung dành cho doanh nghiệp
1. Quy định chi tiết về thời hạn hoàn thành nghĩa vụ đóng phí công đoàn
Trước đây, pháp luật chỉ quy định đóng cùng thời điểm đóng BHXH mà chưa rõ mốc thời hạn xác định. Nghị định mới đã ấn định rõ tại Điều 4:
– Đối với phương thức đóng theo tháng: Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
– Đối với doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất: Được linh hoạt lựa chọn đóng theo tháng hoặc 03 tháng một lần sau khi đăng ký với tổ chức công đoàn; thời hạn chậm nhất tương ứng là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.
2. Làm rõ định nghĩa về các hành vi “chậm đóng” và “không đóng”
Căn cứ vào Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, để có cơ sở xử phạt hành chính chính xác, Nghị định lần đầu tiên đưa ra ranh giới 60 ngày để phân loại mức độ vi phạm:
– Chậm đóng: Là trường hợp doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng thiếu số tiền sau thời hạn quy định (sau ngày cuối tháng tiếp theo).
– Không đóng: Được xác định nếu doanh nghiệp hoàn toàn không trích nộp; hoặc không đóng đủ số tiền/số người trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn nộp phí.
3. Cơ chế miễn đóng cho doanh nghiệp đang làm thủ tục giải thể, phá sản
Đây là một điểm mới mang tính hỗ trợ cao nhằm giảm bớt gánh nặng nợ tồn đọng cho các đơn vị. Theo Điều 11, các doanh nghiệp, hợp tác xã đang thực hiện thủ tục giải thể hoặc phá sản có thể được xem xét miễn số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng
– Trường hợp giải thể: Được xem xét miễn số tiền chưa đóng khi Công đoàn tham gia phương án giải quyết nợ của doanh nghiệp.
– Trường hợp phá sản: Được xem xét miễn phí khi Công đoàn là bên nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản đối với đơn vị đó.
4. Chính sách giảm mức đóng tối đa 20% cho doanh nghiệp khó khăn
Doanh nghiệp gặp biến cố về kinh doanh dẫn đến cắt giảm lao động quy mô lớn có thể được hưởng ưu đãi:
– Điều kiện áp dụng: Phải cắt giảm từ 30% lao động (từ 30 lao động với đơn vị dưới 200 người; từ 50 lao động đối với đơn vị từ 200 đến 1.000 người; hoặc từ 100 lao động trở lên đối với đơn vị quy mô lớn hơn) sau khi đã hết thời hạn tạm dừng đóng.
– Mức giảm và thời gian: Được giảm tối đa 20% mức đóng trong thời gian không quá 06 tháng.
5. Bổ sung cơ chế tạm dừng đóng kinh phí lên đến 12 tháng
Trong các tình huống bất khả kháng, doanh nghiệp có thể xin tạm hoãn nghĩa vụ tài chính:
– Trường hợp áp dụng: Khó khăn do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, mất mùa hoặc thay đổi cơ cấu công nghệ mà phải ngừng sản xuất từ 30 ngày trở lên.
– Điều kiện nhân sự/tài sản: Có ít nhất 50% lao động thuộc diện đóng BHXH phải tạm nghỉ việc hoặc bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản.
Sau khi hết thời hạn tạm dừng đóng kinh phí công đoàn, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng bù toàn bộ tiền kinh phí công đoàn của những tháng tạm dừng đã được phê duyệt.
II. Những lưu ý và khuyến nghị quan trọng dành cho doanh nghiệp
1. Xác định quỹ lương và hạch toán chi phí
Doanh nghiệp cần xác định chính xác quỹ tiền lương đóng BHXH hàng tháng để trích nộp đúng tỷ lệ 2%. Khoản chi phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
2. Tuân thủ nghiêm ngặt để tránh chế tài pháp lý
Việc trốn đóng hoặc đóng thiếu kinh phí công đoàn sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Các mức xử phạt cụ thể bao gồm:
– Phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải nộp đối với hành vi chậm đóng, đóng sai mức hoặc không đủ số người diện bắt buộc.
– Phạt từ 18% đến 20% (tối đa 75 triệu đồng) nếu không đóng cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.
– Buộc nộp đủ số tiền gốc còn thiếu kèm theo tiền lãi tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt.
3. Tận dụng quyền lợi khi chưa thành lập công đoàn
Đối với doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở, toàn bộ 2% kinh phí sẽ nộp về công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý:
– Đơn vị có quyền yêu cầu công đoàn cấp trên hỗ trợ chi trả các khoản phúc lợi, thăm hỏi hoặc khen thưởng cho người lao động tại doanh nghiệp mình.
– Nắm vững các cơ chế mới tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP để chủ động nộp hồ sơ xin miễn đóng (khi giải thể, phá sản), giảm mức đóng (tối đa 20%) hoặc tạm dừng đóng (tối đa 12 tháng) nhằm ứng phó với các kịch bản kinh doanh xấu.
4. Thành lập công đoàn cơ sở để tối ưu hóa tài chính
Để quản trị nguồn quỹ một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên cân nhắc việc thành lập công đoàn cơ sở khi đáp ứng đủ điều kiện về số lượng lao động tự nguyện gia nhập. Việc này mang lại lợi ích kép:
– Về phía doanh nghiệp: Theo hướng dẫn mới nhất áp dụng cho năm 2026, công đoàn cơ sở được giữ lại 75% trong tổng số 2% kinh phí công đoàn để trực tiếp sử dụng cho các hoạt động chăm lo đời sống, phúc lợi tại đơn vị thay vì nộp phần lớn về cấp trên.
– Về phía người lao động: Khi gia nhập tổ chức công đoàn, người lao động sẽ thực hiện nghĩa vụ đóng đoàn phí mức 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH (theo lộ trình điều chỉnh mới nhất áp dụng từ năm 2025 – 2026). Khoản phí này là cơ sở để họ thụ hưởng các chương trình phúc lợi chuyên sâu và sự bảo vệ quyền lợi từ tổ chức đại diện.
III. Kết luận
Nghị định 105/2026/NĐ-CP về kinh phí công đoàn 2% không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là nền tảng để Quý doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lao động bền vững. Để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tuân thủ, Quý doanh nghiệp cần chủ động rà soát định kỳ hồ sơ lao động và quỹ lương theo các mốc thời gian quy định. Trong trường hợp gặp khó khăn khách quan, hãy lập tức thực hiện các thủ tục đề nghị hoãn hoặc giảm mức đóng theo đúng biểu mẫu pháp luật để bảo vệ dòng tiền và quyền lợi chính đáng của đơn vị.