Văn phòng đại diện là hình thức hiện diện thương mại phổ biến nhất khi thương nhân nước ngoài chưa hiểu rõ về thị trường một quốc gia khác. Việt Nam cũng không ngoại lệ. Nhiều doanh nghiệp nước ngoài chọn thành lập văn phòng đại diện thay vì các hình thức khác như chi nhánh hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Lý do là vì chi phí, thủ tục thành lập đơn giản hơn và chế độ báo cáo thuế, kế toán cũng ít phức tạp hơn. Văn phòng này chủ yếu phục vụ việc liên lạc, xúc tiến hợp đồng với các đối tác địa phương.
Để giúp Quý khách hàng có cái nhìn tổng quan về quy định và thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, Law Plus xin điểm qua những điểm quan trọng sau.
Table of Contents/Mục lục
I. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI – QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ
1. Định nghĩa
-
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này không thực hiện chức năng kinh doanh (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).
-
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại trong phạm vi được pháp luật cho phép (khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005).
2. Quyền của Văn phòng đại diện
Theo Điều 17 Luật Thương mại 2005, VPĐD có quyền:
- Hoạt động theo mục đích, phạm vi và thời hạn ghi trên giấy phép;
- Thuê trụ sở, mua sắm phương tiện, vật dụng phục vụ hoạt động;
- Tuyển dụng lao động Việt Nam và nước ngoài theo quy định;
- Mở tài khoản ngoại tệ và VND có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam, chỉ sử dụng cho hoạt động VPĐD;
- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định;
- Các quyền khác theo pháp luật.
3. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện
Theo Điều 18 Luật Thương mại 2005, Văn phòng đại diện có nghĩa vụ:
- Không thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
- Chỉ xúc tiến thương mại trong phạm vi pháp luật cho phép;
- Không ký kết hoặc chỉnh sửa hợp đồng của thương nhân nước ngoài, trừ khi có giấy ủy quyền hợp pháp;
- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện nghĩa vụ tài chính khác theo quy định;
- Báo cáo hoạt động theo quy định;
- Các nghĩa vụ khác theo pháp luật.
4. Nghĩa vụ của Người đứng đầu Văn phòng đại diện
Người đứng đầu VPĐD không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế tại Việt Nam.
II. ĐIỀU KIỆN, THỦ TỤC, HỒ SƠ THÀNH LẬP VPĐD
1. Điều kiện thành lập
a) Đối với thương nhân nước ngoài
- Được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày đăng ký;
- Nếu có thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại phải ít nhất 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nếu hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân không thuộc quốc gia thành viên điều ước quốc tế, cần có sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
b) Đối với Văn phòng đại diện
- Nội dung hoạt động phù hợp với cam kết quốc tế mà Việt Nam tham gia;
- Có địa chỉ trụ sở hợp pháp;
- Người đứng đầu không thuộc trường hợp bị cấm theo pháp luật.
2. Quy trình thành lập
Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép
Hồ sơ gồm:
- Đơn đề nghị cấp phép theo mẫu Bộ Công Thương;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Báo cáo tài chính hoặc xác nhận tình hình thuế gần nhất;
- Bản sao hộ chiếu/CMND/CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu chứng minh quyền sử dụng trụ sở Văn phòng đại diện.
Bước 2: Đăng ký mẫu dấu
Hồ sơ gồm:
- Giấy phép hoạt động hoặc quyết định thành lập;
- Hộ chiếu/CMND/CCCD của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
Bước 3: Đăng ký mã số thuế nộp hộ
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT;
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện;
- Giấy giới thiệu người nộp hồ sơ.
Bước 4: Công việc sau khi cấp phép
- Mở tài khoản ngân hàng;
- Báo cáo hoạt động trước ngày 30/01 hằng năm;
- Xin giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho nhân viên nước ngoài.
III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến (nếu áp dụng).
- Trong 3 ngày làm việc, cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung (nếu cần).
- Trong 7 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ cấp hoặc từ chối giấy phép. Nếu từ chối, phải có văn bản nêu rõ lý do.
- Nếu chưa có quy định chuyên ngành, cơ quan cấp phép gửi văn bản xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành trong 3 ngày làm việc. Bộ này sẽ phản hồi trong 5 ngày.
IV. LƯU Ý KHI HOẠT ĐỘNG CỦA Văn phòng đại diện
- Không được kinh doanh sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
- Không ký kết hợp đồng, trừ khi có giấy ủy quyền hợp pháp;
- Không khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác quảng cáo;
- Không trực tiếp quảng cáo, trưng bày hàng hóa (trừ tại trụ sở);
- Không tham gia hội chợ, triển lãm thương mại;
- Phải nộp báo cáo định kỳ trước ngày 30/01;
- Tuân thủ quy định về thuế thu nhập cá nhân, lao động, bảo hiểm xã hội;
- Chấp hành Luật chống rửa tiền và các quy định liên quan.
V. KẾT LUẬN
Mặc dù thủ tục và chi phí thành lập VPĐD thấp hơn so với các hình thức khác như công ty con, nhưng doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn, đội ngũ luật sư của LawPlus sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng để tránh rủi ro và đảm bảo hoạt động đúng pháp luật. Vui lòng liên hệ hotline +84 2862 779 399, +84 3939 30 522 hoặc email info@lawplus.vn để được tư vấn kịp thời.
