Cùng với sự phát triển của toàn cầu hóa, tính pháp lý chữ ký điện tử trên hợp đồng đặt ra câu hỏi về tính tối ưu, phù hợp, hiệu quả, và bảo mật cho các bên giao dịch trên hợp đồng. Để hiểu thêm,.hãy cùng LawPlus tìm hiểu về giá trị tích cực của chữ ký số,.chữ ký scan trên hợp đồng điện tử.
Table of Contents/Mục lục
1. Chữ ký điện tử và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử có thể được hiểu là một dạng thông tin.đi kèm theo dữ liệu được sử dụng với mục đích xác định chủ sở hữu dữ liệu đó. Luật giao dịch điện tử 2005.chỉ ra các đặc tính của chữ ký điện tử,.bao gồm:
- Được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,.âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử
- Gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với hợp đồng điện tử.(ví dụ dưới dạng PDF hoặc Word)
- Có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử.và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung hợp đồng.được ký.
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử:
Theo đó, chữ ký điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý.thì mới đủ điều kiện để ký hợp đồng điện tử. Căn cứ tại điều 24,.Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu.được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu.đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký.và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản/ hợp đồng;
- Phương pháp đó là đủ tin cậy.và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu.được tạo ra và gửi đi.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan,.tổ chức thì chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đó có giá trị pháp lý khi đáp ứng các điều kiện quy định.tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử 2005.và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo về giá trị pháp lý.khi sử dụng trong các giao dịch điện tử, từ đó đã góp phần thúc đẩy các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng chữ ký điện tử ngày càng rộng rãi, đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hội nhập mô hình chuyển đổi số quốc tế.
2. Chữ ký số
Chữ ký số thường dễ bị nhầm lẫn và gọi thành chữ ký điện tử. Tuy nhiên, về bản chất, chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử. Chữ ký số được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
2.1 Quy trình sử dụng chữ ký số trên hợp đồng điện tử như sau:
Bước 1: Các bên tạo chữ ký số trên nền tảng hoặc thiết bị chuyên dụng của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Thông tin của cá nhân, tổ chức doanh nghiệp được mã hóa sử dụng mã khóa cá nhân để bảo mật
Bước 2: Sau khi cắm USB Token, người dùng sử dụng mã khóa công khai để đăng nhập vào máy tính để ký số. Người dùng thực hiện ký số được khi mã công khai và mã cá nhân khớp với nhau. Như vậy, chữ ký số được chèn dưới dạng điện tử vào hợp đồng cần ký. TÍNH PHÁP LÝ CỦA CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ TRÊN HỢP ĐỒNG
2.2 Tính pháp lý của chữ ký số trên hợp đồng:
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định.
- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Từ đây có thể thấy rằng, nếu chữ ký số không đáp ứng đủ các điều kiện tối thiểu trên thì không được công nhận giá trị pháp lý. Dẫn đến việc khiến người dùng có nguy cơ gặp rủi ro về mặt pháp lý bởi không tuân thủ theo quy định của pháp luật.
2.3 Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Để chữ ký số được xem là an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực.và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai.ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung.cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ.chức cung cấp dịch vụ. chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức.cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
2.4 Một tổ chức, cá nhân có thể sử dụng nhiều hơn một chữ ký số
Theo pháp luật Việt Nam,.chữ ký số được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định. Tuy nhiên, tại Điều 57 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chữ ký số sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Đảng,.Nhà nước thì sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ cung cấp. Do đó,.một tổ chức, cá nhân có thể sử dụng nhiều hơn một chữ ký số.
2.5 Chức năng của chữ ký số đối với doanh nghiệp
Chữ ký số là giải pháp giúp doanh nghiệp:
-
Ký số các giao dịch công trực tuyến:
Kê khai, nộp thuế, Hải quan, Ký số trên Hóa đơn điện tử, Bảo hiểm xã hội, khai C/O,.đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin… tại Cổng thông tin quốc gia.và các cơ quan hành chính bằng hình thức trực tuyến mà không cần phải giao dịch.bằng hồ sơ giấy trực tiếp tại văn phòng cơ quan nhà nước.
-
Thực hiện ký số trong các giao dịch khác:
Giao dịch qua ngân hàng, chứng khoán, đấu thầu, ký kết hợp đồng với các đối tác… trong môi trường trực tuyến mà không cần phải hẹn gặp trực tiếp,.không mất nhiều thời gian chờ đợi, tiết kiệm công sức và chi phí in ấn hồ sơ.
3. Chữ ký scan
Chữ ký scan là một giải pháp hữu hiệu dành cho các hợp đồng.trong trường hợp các bên hay nhiều bên của hợp đồng không ở cùng một địa điểm.
3.1 Cách thức sử dụng chữ ký scan:
Bước 1: Người ký của mỗi bên ký trực tiếp trên văn bản giấy của hợp đồng bằng chữ ký sống.
Bước 2: Hợp đồng cùng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử. Phương pháp chuyển hợp đồng thành điện tử.có thể là quét hình ảnh (scan).
Bước 3: Gửi đi qua thư điện tử. TÍNH PHÁP LÝ CỦA CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ TRÊN HỢP ĐỒNG
3.2 Tính pháp lý của chữ ký scan trên hợp đồng
Theo pháp luật Việt Nam, cụ thể là Luật Giao dịch điện tử 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP chỉ mới quy định giá trị pháp lý của các hợp đồng được lập bằng hình thức điện tử và được ký bằng chữ ký điện tử bao gồm chữ ký số. Pháp luật chưa quy định rõ giá trị pháp lý của chữ ký scan trên hợp đồng.
Tuy nhiên, Điều 119 Bộ luật dân sự 2015 quy định: TÍNH PHÁP LÝ CỦA CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ TRÊN HỢP ĐỒNG
- Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
Đồng thời, khoản 4 Điều 400 Bộ luật này quy định: Thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản.
Theo đó,.khi giao kết hợp đồng các bên có thể ký sống vào văn bản; hoặc bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản. Hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản có thể là chữ ký điện tử; có thể dùng chữ ký số, chữ ký scan, chữ ký hình ảnh, điểm chỉ bằng vân tay… để thể hiện ý chí chấp thuận nội dung mà các bên thỏa thuận.
Như vậy, chữ ký scan trên hợp đồng vẫn hoàn toàn được pháp luật thừa nhận; nếu đáp ứng các điều kiện giao dịch có hiệu lực theo quy định pháp luật hiện hành.
4. Ưu điểm khi sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số
- Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý trên hóa đơn điện tử. Cụ thể, một trong những nội dung phải có của hóa đơn điện tử là phải có chữ ký số của người mua, chữ ký số của người bán thì hóa đơn điện tử mới có hiệu lực (trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định riêng như: tem, vé, thẻ, hóa đơn siêu thị… không nhất thiết phải có chữ ký số.của người mua và người bán).
- Chữ ký số có thể sử dụng thay cho chữ ký tay.trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử.và đảm bảo giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp trở nên an toàn và hiệu quả.trong việc xử lý một khối lượng đáng kể các tài liệu và giao dịch,.cụ thể như:
- Tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình hoạt động giao dịch điện tử.
- Linh hoạt trong cách thức ký kết các văn bản hợp đồng có thể diễn ra ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào.
- Đơn giản hóa quy trình chuyển, gửi tài liệu,.hồ sơ cho đối tác khách hàng, cơ quan tổ chức.
- Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp an toàn.
5. Rủi ro khi sử dụng chữ ký điện tử và giải pháp
Doanh nghiệp hiện nay thường gặp phải những rủi ro.khi dùng chữ ký số kê khai hóa đơn điện tử. Đa phần là gặp các rủi ro sau:
- Rủi ro quá hạn: Trường hợp này thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết hạn. Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp chứng thư số.để gia hạn thêm,.tránh để gián đoạn quá trình lập,.phát hành hóa đơn điện tử.
- Thiết bị Token có thể bị hỏng, kém chất lượng,.không hoạt động: Đây là rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp chữ ký điện tử.không uy tín dẫn đến chất lượng của token không được đảm bảo trong quá trình sử dụng.
- Chữ ký số không kết nối được với phần mềm hóa đơn điện tử:.Rủi ro này do lỗi hệ thống hoặc máy tính thực hiện kê khai.chưa cài đặt phần mềm ký số.
Để phòng ngừa các rủi ro không mong muốn này xảy ra,.doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thời gian có hiệu lực của chữ ký. số. Đồng thời, khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử,.doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.
Trên đây là những thông tin về quy định.giá trị pháp lý của chữ ký số và chữ ký điện tử trên hợp đồng.mà doanh nghiệp cần quan tâm. Hi vọng với bài viết trên,.Quý khách hàng sẽ có thêm hiểu biết quan trọng để hỗ trợ cho doanh nghiệp.thực hiện các giao dịch điện tử nhanh chóng, hợp lệ và hợp pháp. Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ với LawPlus.theo số hotline +84 2862 779 399, +84 3939 30 522 hoặc email info@lawplus.vn.
>> Xem thêm: Hợp đồng lao động 2021
Law Plus
