Ngày 20/03/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi một số quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Nghị định mới có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025, với nhiều thay đổi đáng chú ý nhằm hoàn thiện cơ chế quản lý hóa đơn điện tử, nâng cao hiệu quả kê khai thuế và phù hợp với thực tiễn hoạt động thương mại điện tử, kinh doanh nền tảng số.
Việc cập nhật kịp thời các điểm mới của Nghị định là cần thiết để doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân chủ động điều chỉnh quy trình phát hành, sử dụng hóa đơn cũng như tuân thủ pháp luật thuế hiện hành. Qua bài viết này, LawPlus sẽ giúp bạn hiểu rõ những điểm mới quan trọng trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, từ đó áp dụng đúng quy định và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
1. Những điểm mới về hóa đơn và chứng từ
1.1. Mở rộng đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
- Bổ sung đối tượng tự nguyện áp dụng hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng là các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng số và các dịch vụ khác.
1.2. Sửa đổi quy định về thời điểm lập hóa đơn
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: thời điểm lập hóa đơn là do người bán tự xác định, nhưng không được muộn hơn 01 ngày làm việc kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Đối với dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài như đối với dịch vụ trong nước: thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.
- Đối với các hoạt động đặc thù như bảo hiểm, xổ số, casino, trò chơi điện tử có thưởng, cho vay, nhận và chi trả ngoại tệ: tùy đặc thù từng hoạt động, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung.
1.3. Quy định mới về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và một số đối tượng khác có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cụ thể tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đôi, bổ sung bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử phát hành từ máy tính tiền.
- Hệ thống máy tính tiền phải được kết nối với cơ quan thuế để chuyển dữ liệu hóa đơn khi phát sinh giao dịch.
- Phải đáp ứng các đầy đủ, cụ thể các nội dung điện tử bắt buộc theo quy định.
- Khi người mua không yêu cầu thì không phải thể hiện thông tin người mua trên hoá đơn từ máy tính tiền (tên, địa chỉ, mã số thuế).
1.4. Bổ sung chứng từ điện tử và quy định liên quan
- Bổ sung chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
- Bổ sung quy định tích hợp biên lai và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử, thống nhất về định dạng và quản lý.
- Xác định thời điểm khai thuế đối với bên mua là thời điểm bên mua nhận được hóa đơn hợp lệ về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật.
1.5. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
- Người bán là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nay được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, làm tiền đề để cá nhân kinh doanh thương mại điện tử ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn cho khách hàng.
- Việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản, có thông báo gửi cơ quan thuế, và công khai thông tin trên website hoặc phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết.
- Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm lập phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
1.6. Điều chỉnh nội dung hóa đơn
- Đối với người mua có kinh doanh: hóa đơn phải thể hiện đủ tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Đối với người mua là người tiêu dùng, không kinh doanh: nếu không có mã số thuế thì không phải điền mã số thuế, trừ trường hợp người mua cung cấp thông tin mã số thuế, số định danh cá nhân.
- Các trường hợp bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, hoạt động casino và trò chơi điện tử có thưởng thì không phải điền thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Đối với lĩnh vực ăn uống: hóa đơn cần thể hiện rõ từng mặt hàng ăn, uống.
- Đối với dịch vụ vận tải (taxi, vận tải điện tử): hóa đơn phải ghi biển kiểm soát phương tiện và hành trình (điểm đi – đến).
- Đối với dịch vụ vận tải trên nền tảng số: hóa đơn phải thể hiện thông tin hàng hóa vận chuyển và thông tin người gửi (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh).
- Trường hợp thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số khác nhau: thời điểm ký số chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
1.7. Thay đổi về xử lý hóa đơn sai sót
- Bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn có sai sót.
- Áp dụng nguyên tắc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn nếu hóa đơn có sai sót, kể cả khi hóa đơn đã gửi cho người mua.
- Cho phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng với cùng một người mua.
- Đối với người mua là người tiêu dùng: người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán.
- Đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
2. Những lưu ý bổ sung cho doanh nghiệp
2.1. Bổ sung thuật ngữ mới
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Được định nghĩa cụ thể hơn trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP nhằm phân biệt rõ với hóa đơn điện tử thông thường. Đây là loại hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, chủ yếu áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn hoặc trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống.
- Tiêu hủy hóa đơn điện tử: Là hành vi loại bỏ hóa đơn khỏi hệ thống dữ liệu điện tử một cách hợp pháp khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Việc tiêu hủy phải đáp ứng điều kiện kỹ thuật, quy trình bảo mật và tuân thủ quy định của pháp luật.
2.2. Khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn
- Doanh nghiệp và hộ kinh doanh được khuyến khích triển khai các chương trình như “khách hàng thường xuyên”, “tham gia dự thưởng”, “hóa đơn may mắn”, tích điểm, giảm giá hoặc quà tặng nhằm gia tăng tỷ lệ khách hàng lấy hóa đơn. Đây là một phần trong chính sách thúc đẩy ý thức lấy hóa đơn để minh bạch doanh thu và hạn chế thất thu thuế.
2.3. Bổ sung hành vi bị nghiêm cấm
- Không chuyển dữ liệu điện tử theo đúng quy định cho cơ quan thuế là hành vi nghiêm cấm.
- Sử dụng hệ thống hóa đơn, chứng từ giả có thể bị xử phạt và hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ cho mục đích kê khai thuế.
2.4. Kiểm soát định danh khi đăng ký hóa đơn điện tử
- Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ đối chiếu thông tin sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Hệ thống cũng kiểm tra và tự động từ chối đăng ký nếu người nộp thuế từng đứng tên doanh nghiệp có mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, đang ngừng hoạt động chưa hoàn tất thủ tục, hoặc có vi phạm về thuế, hóa đơn.
2.5. Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Cơ quan thuế sẽ ngừng cấp hóa đơn điện tử nếu doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh:
- Chấm dứt mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc tạm ngừng kinh doanh.
- Bị cưỡng chế nợ thuế hoặc có vi phạm về hóa đơn như bán hàng lậu, lập hóa đơn khống.
- Bị phát hiện trốn thuế, sử dụng hóa đơn sai mục đích hoặc thuộc diện rủi ro thuế rất cao.
- Không còn đủ điều kiện kinh doanh hoặc thay đổi ngành nghề không phù hợp với loại hóa đơn đang dùng
Kết Luận
Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ cập nhật khung pháp lý về hóa đơn, chứng từ, mà còn định hướng chiến lược số hóa mạnh mẽ trong quản lý hóa đơn, đồng thời tăng cường minh bạch và giảm rủi ro gian lận trong hoạt động thương mại. Tuy việc mở rộng đối tượng áp dụng, bổ sung chứng từ điện tử, tăng trách nhiệm khi xử lý sai sót, và yêu cầu kỹ thuật chặt chẽ hơn đối với hệ thống hóa đơn điện tử sẽ đặt ra một số thách thức ban đầu, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ trong việc nâng cấp hệ thống, nhưng nếu thực hiện hiệu quả, đây sẽ là bước tiến quan trọng giúp điều chỉnh quy trình kế toán, cập nhật hệ thống phần mềm, và nâng cao năng lực quản lý nội bộ.