Site icon LawPlus

APOSTILLE LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC APOSTILLE

Trong bối cảnh nhu cầu sử dụng giấy tờ xuyên biên giới ngày càng gia tăng, việc chứng nhận giấy tờ để sử dụng tại quốc gia khác là yêu cầu quan trọng đối với các thủ tục như thành lập doanh nghiệp, đăng ký kết hôn, du học, lao động và định cư. Từ ngày 11/9/2026, Công ước La Hay ngày 05/10/1961 (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam. Việc áp dụng cơ chế này mở ra bước ngoặt lớn trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, loại bỏ khâu hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên.

Tuy nhiên, không phải mọi quốc gia và mọi loại giấy tờ đều đương nhiên thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước. Vậy Apostille là gì, khác gì với hợp pháp hóa lãnh sự (Legalisation) và cần lưu ý những gì khi thực hiện thủ tục?

Bài viết dưới đây của LawPlus sẽ phân tích chi tiết bản chất pháp lý của Apostille và những quy tắc kỹ thuật quan trọng theo quy định tại Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Thông tư 12/2026/TT-BNG.

1. Apostille là gì? Chứng nhận Apostille có giá trị pháp lý như thế nào?

1.1. Khái niệm Chứng nhận Apostille

Chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của quốc gia thành viên Công ước Apostille cấp nhằm xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công bao gồm: tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

1.2. Phạm vi xác nhận và Giá trị pháp lý

2. Những loại giấy tờ nào được chứng nhận Apostille?

2.1. Các loại giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp Apostille

Căn cứ Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, các loại giấy tờ công do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận thuộc phạm vi được cấp chứng nhận Apostille để sử dụng tại Quốc gia thành viên Công ước bao gồm 05 nhóm chính:

2.2. Các loại giấy tờ KHÔNG THUỘC PHẠM VI cấp Apostille

Theo Công ước La Hay năm 1961 và Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, không phải mọi giấy tờ đều thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille. Các trường hợp chính bao gồm:

2.3. Các loại giấy tờ KHÔNG ĐỦ ĐIỀU KIỆN cấp Apostille

Dù thuộc loại giấy tờ công nhưng sẽ bị Cơ quan cấp Apostille từ chối cấp nếu vi phạm các điều kiện kỹ thuật và tình trạng pháp lý sau:

3. Phạm vi áp dụng Công ước Apostille ở Việt Nam

3.1. Điều kiện sử dụng giấy tờ công nước ngoài có Apostille tại Việt Nam

Kể từ ngày 11/9/2026, căn cứ Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước Apostille cấp sẽ được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và được tiếp nhận, sử dụng trực tiếp tại Việt Nam nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: 

Lưu ý: Căn cứ khoản 3 Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được phép yêu cầu làm thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ công đã có chứng nhận Apostille hợp lệ. Trường hợp có nghi ngờ hợp lý về tính xác thực mà không tra cứu được qua e-Register, cơ quan tiếp nhận sẽ gửi văn bản đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh.

3.2. Các quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam

Tính đến ngày 11/9/2026, theo thông tin được công bố, Việt Nam có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với 125 quốc gia và vùng lãnh thổ thành viên.

Tuy nhiên, khi rà soát hồ sơ, doanh nghiệp và cá nhân bắt buộc phải lưu ý 03 nhóm trường hợp ngoại lệ đặc biệt sau:

Căn cứ Điều 12 Công ước La Hay và khoản 4 Điều 5 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, mặc dù là thành viên Công ước, 3 quốc gia Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã chính thức tuyên bố phản đối việc gia nhập của Việt Nam. Do đó, Công ước Apostille không có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam và 03 quốc gia này. Giấy tờ công lưu thông giữa hai bên bắt buộc vẫn phải thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP) quy định pháp luật về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự.

Thái Lan đã chính thức gia nhập Công ước Apostille vào ngày 30/6/2026 nhưng Công ước chỉ có hiệu lực với quốc gia này từ ngày 28/02/2027. Do đó, đến trước ngày 28/02/2027, giấy tờ công lưu thông giữa Việt Nam và Thái Lan vẫn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định hiện hành.

Mặc dù Đan Mạch là thành viên của Công ước, nhưng ngày 30/10/2006 và ngày 14/10/2021, Đan Mạch từng tuyên bố Công ước không áp dụng đối với vùng lãnh thổ tự trị là Greenland. Do đó, giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền tại Greenland cấp hoặc mang sang sử dụng tại Greenland không thuộc phạm vi áp dụng cơ chế Apostille.

4. Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ xin cấp chứng nhận Apostille

4.1. Chuẩn bị hồ sơ và xác thực định danh

Người đề nghị đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao bằng tài khoản định danh điện tử, sau đó hoàn thiện hồ sơ điện tử theo hướng dẫn và chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định. Cụ thể, thành phần hồ sơ 01 bộ gồm:

a) Trường hợp nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:
b) Trường hợp nộp trực tuyến toàn trình:

Xác thực định danh:

4.2. Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ 

a) Các phương thức nộp hồ sơ

Căn cứ Điều 12 và Điều 16 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, người đề nghị có thể lựa chọn một trong ba phương thức sau:

b) Các phương thức nhận kết quả

Tùy theo cách thức nộp hồ sơ và kết quả giải quyết, tổ chức, cá nhân nhận kết quả theo các phương thức sau:

Lưu ý trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận trả kết quả giải thích rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo nội dung trong Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

4.3. Thời hạn giải quyết

Căn cứ Điều 17 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, thời hạn cấp Apostille được tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và phân định cụ thể theo số lượng giấy tờ:

a) Đối với hồ sơ bản giấy (nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện)
b) Đối với hồ sơ bằng bản điện tử (nộp trực tuyến)

Bên cạnh đó, thời gian người nộp bổ sung hồ sơ (tối đa 07 ngày làm việc) không tính vào thời hạn giải quyết. Trường hợp giấy tờ cần xác minh tính xác thực, việc giải quyết đối với giấy tờ đó được tạm dừng. Cơ quan được đề nghị xác minh trả lời trong 05 ngày làm việc (trường hợp phức tạp không quá 10 ngày làm việc). Nếu quá 30 ngày kể từ ngày gửi đề nghị xác minh mà không có trả lời thì hồ sơ được trả lại.

4.4. Phí cấp chứng nhận Apostille

Lệ phí cấp đối với giấy tờ công Việt Nam: 30.000 đồng/bản (theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao đăng tải trên Cổng dịch vụ công, Điều 9 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). 

Phương thức thanh toán: bằng hình thức chuyển khoản thông qua mã QR được đính kèm trên Phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả ngay tại thời điểm nộp hồ sơ. 

Ngoài ra, đối với trong trường hợp người nộp hồ sơ chọn hình thức nộp hồ sơ hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện, khoản cước phí bưu chính sẽ do người nộp hồ sơ tự chi trả bổ sung. 

5. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục Apostille 

Để tối ưu hóa thời gian, chi phí và tránh rủi ro hồ sơ bị từ chối khi thực hiện thủ tục chứng nhận hoặc sử dụng giấy tờ theo cơ chế Apostille, LawPlus khuyến nghị quý doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý 05 điểm sau:

Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP.HCM) chỉ thực hiện cấp Apostille cho giấy tờ công của Việt Nam. Đối với giấy tờ công do nước ngoài cấp muốn đưa về sử dụng tại Việt Nam, người đề nghị bắt buộc phải xin cấp tem Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của chính quốc gia đã phát hành giấy tờ đó trước khi nhập cảnh/chuyển vùng về Việt Nam.

Bắt buộc kiểm tra xem quốc gia sử dụng giấy tờ có quan hệ áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam hay không. Lưu ý đặc biệt: Giấy tờ lưu thông giữa Việt Nam và 03 quốc gia Đức, Áo, Cộng hòa Séc không được áp dụng cơ chế Apostille mà bắt buộc phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

Bản thân tem Apostille không có thời hạn hết hiệu lực. Tuy nhiên, giá trị sử dụng của hồ sơ sẽ gắn liền với thời hạn hiệu lực của giấy tờ công gốc (như Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe…) hoặc quy định riêng về thời hạn tiếp nhận hồ sơ (thường là 03 đến 06 tháng) của cơ quan có thẩm quyền tại nơi nộp.

Căn cứ Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công nước ngoài đã có chứng nhận Apostille khi sử dụng tại Việt Nam bắt buộc phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

Đối với các chứng nhận Apostille dạng điện tử, người nộp hồ sơ nên chủ động quét mã QR hoặc truy cập Cổng thông tin Sổ đăng ký điện tử (e-Register) của quốc gia cấp để kiểm tra tính xác thực và trạng thái hiệu lực của chứng nhận trước khi nộp cho cơ quan thẩm quyền.

Sự kiện Công ước Apostille chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam cùng sự ra đời của Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Thông tư 12/2026/TT-BNG là bước tiến quan trọng giúp hội nhập quốc tế và giảm thiểu tối đa rào cản hành chính cho các giao dịch xuyên biên giới. Việc nắm vững các quy định về đối tượng, phạm vi áp dụng và trình tự thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Trường hợp Quý khách hàng gặp khó khăn trong việc thực hiện thủ tục cấp chứng nhận Apostille, đội ngũ Chuyên gia Pháp lý của LawPlus luôn sẵn sàng đồng hành và cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện, tối ưu nhất cho từng trường hợp cụ thể.

Bài viết liên quan
Exit mobile version