Thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động là hai công cụ quan trọng trong quản trị nhân sự và xây dựng quan hệ lao động ổn định. Một doanh nghiệp không chỉ cần chính sách lương thưởng hợp lý mà còn phải xây dựng thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động phù hợp với Bộ luật Lao động 2019 nhằm bảo đảm quyền lợi của người lao động và hạn chế tranh chấp phát sinh.
Trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh do doanh nghiệp thiếu quy định nội bộ rõ ràng. Một số tranh chấp khác lại đến từ việc áp dụng quy định chưa phù hợp với pháp luật. Do đó, thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động cần được xây dựng cẩn trọng. Các văn bản này vừa phải bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, vừa hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả.
Bài viết dưới đây, Law Plus sẽ phân tích các điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng thỏa ước lao động tập thể và ban hành nội quy lao động phù hợp với quy định pháp luật.
Table of Contents/Mục lục
1. Cơ sở pháp lý về thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động
1.1. Quy định về thỏa ước lao động tập thể
Thỏa ước lao động tập thể được quy định tại Chương V Bộ luật Lao động 2019, từ Điều 75 đến Điều 89.
Theo Điều 75 Bộ luật Lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể là văn bản ghi nhận kết quả thương lượng tập thể giữa người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Văn bản này quy định về điều kiện làm việc, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong quan hệ lao động.
Theo Điều 76 Bộ luật Lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể không được trái pháp luật và không được làm giảm quyền lợi của người lao động. Đồng thời, nội dung của thỏa ước cũng không được trái với thỏa ước lao động tập thể cấp trên (nếu có). Nhà nước khuyến khích các bên thỏa thuận những điều khoản có lợi hơn cho người lao động so với mức tối thiểu do pháp luật quy định.
Vì vậy, việc xây dựng thỏa ước lao động tập thể không nên chỉ được xem là một thủ tục hành chính. Nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng, văn bản này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quan hệ lao động ổn định, tạo niềm tin cho người lao động và giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp.
1.2. Quy định về nội quy lao động
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Nội quy phải có các nội dung chủ yếu như thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, bảo mật thông tin, phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, trong một số trường hợp, nội quy lao động phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động có thẩm quyền trước khi áp dụng. Nếu nội quy không được xây dựng hoặc đăng ký đúng quy định, quyết định xử lý kỷ luật lao động của doanh nghiệp có thể bị coi là trái pháp luật.
2. Nguyên tắc xây dựng thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động
2.1. Phù hợp với quy định pháp luật
Nguyên tắc đầu tiên là mọi nội dung phải phù hợp với pháp luật lao động hiện hành. Doanh nghiệp không được đưa vào thỏa ước hoặc nội quy những điều khoản làm giảm quyền lợi của người lao động so với quy định pháp luật.
Doanh nghiệp không được quy định mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo Điều 91 Bộ luật Lao động 2019. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không được bổ sung hình thức kỷ luật ngoài bốn hình thức quy định tại Điều 124.
Vì vậy, trước khi ban hành, doanh nghiệp nên rà soát kỹ căn cứ pháp lý. Đây là bước cần thiết để hạn chế rủi ro về sau.
2.2. Hài hòa lợi ích của doanh nghiệp và người lao động
Một thỏa ước lao động tập thể hiệu quả phải phản ánh được lợi ích của cả hai bên. Người lao động cần thấy quyền lợi của mình được tôn trọng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần có cơ sở để quản lý ổn định và duy trì năng suất.
Do đó, khi xây dựng thỏa ước lao động tập thể, doanh nghiệp nên lựa chọn các nội dung có tính thực tiễn cao. Các vấn đề về tiền lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo và an toàn lao động thường được người lao động quan tâm.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc khả năng tài chính và đặc thù hoạt động. Một chính sách quá rộng nhưng không thể thực hiện sẽ dễ gây kỳ vọng sai lệch.
2.3. Rõ ràng, dễ hiểu và có thể áp dụng
Thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động cần được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng. Các quy định không nên quá chung chung. Nếu một điều khoản có nhiều cách hiểu, tranh chấp rất dễ phát sinh.
Đối với nội quy lao động, doanh nghiệp cần mô tả cụ thể hành vi vi phạm, trình tự xử lý và trách nhiệm của từng bên. Đồng thời, người lao động cần có quyền giải trình khi bị xem xét kỷ luật.
Theo khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, sau khi ban hành, nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và niêm yết tại nơi cần thiết. Vì vậy, nội dung cần rõ ràng và dễ hiểu để áp dụng thống nhất.
3. Quy trình xây dựng thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động
3.1. Rà soát pháp luật và thực trạng doanh nghiệp
Trước hết, doanh nghiệp cần rà soát các quy định pháp luật đang áp dụng. Đồng thời, doanh nghiệp nên đánh giá thực trạng quản trị nhân sự của mình.
Mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề và cơ cấu lao động khác nhau. Vì vậy, không nên dùng một mẫu chung cho mọi trường hợp. Nội dung cần phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành.
Việc rà soát này giúp doanh nghiệp xác định vấn đề cần điều chỉnh. Nó cũng giúp tránh đưa vào văn bản những điều khoản không phù hợp.
3.2. Trao đổi với tổ chức đại diện người lao động
Đối với thỏa ước lao động tập thể, thương lượng tập thể là bước bắt buộc. Khi có yêu cầu thương lượng hợp lệ, người sử dụng lao động có trách nhiệm tham gia và tổ chức thương lượng theo quy định tại Điều 65 và Điều 68 Bộ luật Lao động 2019.
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Quy định này được nêu tại khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
Việc trao đổi giúp các bên hiểu rõ mong muốn của nhau. Người lao động có cơ hội nêu ý kiến về quyền lợi và điều kiện làm việc. Doanh nghiệp cũng có thể giải thích giới hạn tài chính, kế hoạch kinh doanh và nhu cầu quản trị.
3.3. Hoàn thiện, ban hành và gửi thỏa ước lao động tập thể/ đăng ký nội quy lao động
Sau khi thống nhất nội dung thỏa ước lao động tập thể, các bên lập văn bản, ký kết theo quy định tại Điều 77 và Điều 78 Bộ luật Lao động 2019. Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi thỏa ước lao động tập thể đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động có thẩm quyền theo hướng dẫn của pháp luật hiện hành.
Nếu nội quy lao động thuộc trường hợp phải đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019. Đồng thời, doanh nghiệp phải tuân thủ các văn bản hướng dẫn có liên quan. Chỉ sau khi được đăng ký (hoặc được coi là đã đăng ký hợp lệ), nội quy lao động mới có giá trị làm căn cứ xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại.
Sau khi ban hành, doanh nghiệp cần phổ biến thỏa ước và nội quy đến toàn thể người lao động bằng các hình thức phù hợp (niêm yết, gửi email nội bộ, đào tạo,..) để bảo đảm mọi người biết và thực hiện.
4. Những lưu ý khi xây dựng thỏa ước lao động tập thể và nội quy lao động
Khi xây dựng thỏa ước lao động tập thể, doanh nghiệp không nên sao chép máy móc từ mẫu có sẵn. Một thỏa ước phù hợp phải xuất phát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và người lao động.
Bên cạnh đó, nội quy lao động cần được cập nhật định kỳ. Khi doanh nghiệp thay đổi mô hình quản lý, mở rộng hoạt động hoặc thay đổi cơ cấu lao động, nội quy cũng cần được xem xét lại.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên chú ý đến tính nhất quán giữa thỏa ước, nội quy, hợp đồng lao động và các chính sách nội bộ khác. Nếu các văn bản mâu thuẫn nhau, việc áp dụng sẽ gặp nhiều khó khăn.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ ban hành, tham vấn, đăng ký và phổ biến văn bản. Đây là cơ sở quan trọng khi phát sinh kiểm tra hoặc tranh chấp lao động.
5. Kết luận
Xây dựng thỏa ước lao động tập thể và ban hành nội quy lao động là nền tảng của quan hệ lao động ổn định. Đây cũng là công cụ giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả hơn. Khi được chuẩn bị cẩn trọng, các văn bản này giúp người lao động hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có cơ sở rõ ràng để quản lý nhân sự.
Một thỏa ước phù hợp sẽ giúp tăng sự gắn kết trong doanh nghiệp. Một nội quy rõ ràng sẽ giúp giảm rủi ro khi xử lý vi phạm. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem đây là công cụ quản trị lâu dài, thay vì chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc.
