THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

Văn phòng đại diện là một hình thức hiện diện thương mại được lựa chọn nhiều nhất khi mà các.thương nhân nước ngoài chưa hiểu rõ về.thị trường tại một quốc gia khác. Tại Việt Nam cũng không ngoại lệ, những doanh nghiệp nước ngoài khi tiếp cận thị trường Việt Nam đã.lựa chọn thành lập văn phòng đại diện thay vì những hình thức hiện diện thương.mại khác như chi nhánh của thương nhân nước ngoài, công ty con – công ty có vốn đầu tư nước ngoài bởi những.lợi thế về chi phí thành lập, thủ tục thành lập, các.chế độ báo cáo về thuế, kế toán liên quan… để thực hiện các hoạt động làm.văn phòng liên lạc, thực hiện các hoạt động.xúc tiến các hợp đồng mua bán được ký.kết với các đối tác tại địa phương.

Để Quý khách hàng có được cái nhìn tổng quan về các quy định, thủ tục liên.quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Sau đây Law Plus xin điểm qua những điểm quan trọng cho Quý khách hàng có cơ sở xem xét.

 I. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI (“VPĐD”) – QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ

1. Định nghĩa

– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm.vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp (khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).

– VPĐD là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành.lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến.thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép (khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005).

2. Quyền của VPĐD

Theo quy định tại Điều 17 Luật Thương Mại 2005, thì Quyền của VPĐD như sau:

– Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

– Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;

– Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;

– Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép.hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào.hoạt động của Văn phòng đại diện;

– Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;

– Các quyền khác theo quy định của pháp luật.

3. Nghĩa vụ của VPĐD

Theo quy định tại Điều 18 Luật Thương Mại 2005 thì VPĐD có nghĩa vụ sau:

– Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;

– Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép;

– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện.có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường.hợp khác theo quy định của pháp luật;

– Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam;

– Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;

– Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

4. Nghĩa vụ của Người đứng đầu VPĐD

Người.đứng đầu văn phòng đại diện của một Thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

– Người đứng.đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

– Người đứng đầu.Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện.theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

II. ĐIỀU KIỆN, THỦ TỤC, HỒ SƠ THÀNH LẬP VPĐD

1. Điều kiện thành lập

a) Đối với Thương nhân nước ngoài:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định.của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp.luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.của thương nhân nước ngoài có.quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01.năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam.hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà.Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng.cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung.là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

b) Đối với VPĐD:

– Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Có địa chỉ trụ sở dự kiến hợp pháp;

– Người đứng đầu văn phòng đại diện không thuộc những trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật;

2. Quy trình thành lập VPĐD

a) Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập VPĐD tại cơ quan cấp phép.

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì hồ sơ thành lập VPĐD gồm 01 bộ như sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD theo mẫu của Bộ.Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD;

– Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện.nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ.quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại.và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân.hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người.đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng.địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28.Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

>> Thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Lưu ý:

Tài liệu quy định tại Điểm (ii), Điểm (iii), Điểm (iv), Điểm (v) và Điểm (vi) (đối với.trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu VPĐD là người nước ngoài) thì phải dịch ra tiếng Việt và.chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm (ii) phải được cơ quan đại diện.ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy.định của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn giấy phép hoạt động: tối đa là 05 (năm) năm và có thể được gia hạn thêm nhiều lần.

b) Bước 2: Đăng ký mẫu dấu tại cơ quan có thẩm quyền quản lý mẫu dấu.

Hồ sơ gồm:

– Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;

– Hộ chiếu hoặc CMND/CCCD của người đứng đầu VPĐD;

c) Bước 3: Đăng ký mã số thuế nộp hộ (để khai thuế TNCN cho trưởng VPĐD và nhân viên) tại cơ quan quản lý thuế.

Hồ sơ gồm:

– Tờ khai đăng ký thuế (Theo mẫu 01-ĐK-TCT trong thông tư 95/2016/TT-BTC)

– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (Bản sao y)

– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ

d) Bước 4: Các công việc cần tiến hành sau khi được cấp phép thành lập:

– Mở tài khoản ngân hàng tại các ngân hàng thương mại;

– Báo cáo hoạt động với Sở Công Thương (theo mẫu) trước ngày 30/01 hằng năm.

– Giải trình nhu cầu sử dụng lao động là người nước ngoài và xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho trưởng VPĐD và nhân viên người nước ngoài.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP GIẤY PHÉP HOẠT ĐỘNG VPĐD

1. Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến.(nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép.kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa.một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép.cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ.chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

4. Trường hợp việc thành lập VPĐD chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên.ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày.làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy.phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập.Văn phòng đại diện.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành,.Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương.nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

IV. LƯU Ý KHI HOẠT ĐỘNG CỦA VPĐD

– Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;

– Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương.nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân.nước ngoài hoặc thuộc các trường hợp pháp luật cho phép;

– Không được khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác thực hiện khuyến mại tại Việt.Nam cho thương nhân mà mình đại diện;

– Không được trực tiếp thực hiện hoạt động quảng cáo thương mại;

– Không được trực tiếp trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ của thương nhân do mình.đại diện, trừ việc trưng bày, giới thiệu tại trụ sở của Văn phòng đại diện đó;

– Không được trực tiếp tổ chức, tham gia hội chợ, triển lãm thương mại;

– Phải tuân thủ thời hạn báo cáo định kỳ hàng năm trước ngày 30 tháng 01;

– Văn phòng đại diện nước ngoài sẽ phải tuân thủ các quy định liên quan đến thuế Thu.nhập cá nhân (TNCN) như đăng kí mã số thuế cho từng cá nhân, kê khai thuế TNCN hàng tháng, chuẩn bị và.nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm;

– Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải tuân thủ các quy định về lao động.và bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động và trả lương hàng tháng;

– Văn phòng đại diện nước ngoài phải tuân thủ các quy định liên quan như.Luật chống rửa tiền, các luật về thuế, Luật thương mại cho các hoạt động tại Việt Nam.

V. KẾT LUẬN

Tuy là thủ tục cũng như chi phí thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước.ngoài thấp hơn, đơn giản hơn so với việc thành lập các loại hình hiện diện thương mại khác như Công ty.con… nhưng để vận hành và hoạt động đúng theo các quy định của pháp luật Việt Nam thì Quý khách hàng.cần hiểu rõ hơn về các quy định trên.

Với kinh nghiệm nhiều năm ở lĩnh vực tư vấn cùng đội ngũ Luật sư.giỏi và giàu kinh nghiệm, chúng tôi mong muốn giúp Quý Khách hàng hiểu rõ để áp dụng đúng các quy.định để tránh được những rủi ro có thể xảy ra khi thành lập và trong quá trình hoạt động sau khi có Giấy.phép hoạt động. Để nhận được sự tư vấn kịp thời, chất lượng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất, Quý.khách hàng vui lòng liên hệ với LawPlus thông qua hotline +84 2862 779 399, +84 3939 30 522 hoặc.email info@lawplus.vn