Hoạt động theo hình thức Văn phòng đại diện tại Việt Nam là một hình thức.hiện diện thương mại phổ biến mà các doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn cho giai.đoạn đầu trong quá trình đầu tư – với chức năng là văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị.trường, nghiên cứu để đẩy mạnh cơ hội đầu tư. Mặc dù Văn phòng đại diện hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh.doanh của thương nhân nước ngoài đồng thời hạn chế được các rủi ro và chi phí về thuế, hệ thống sổ sách kế toán.…CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Nhưng trong.thực tế, bởi những “hạn chế đặc thù” của Văn phòng đại diện mà hiện nay có rất nhiều Văn phòng đại diện đang đối mặt với những mức phạt vi phạm hành chính do không đáp ứng.được các thủ tục tuân thủ theo quy định.
Với kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng các Văn phòng đại diện.của nhiều thương nhân nước ngoài từ nhiều quốc gia khác nhau trong quá trình hoạt động.tại Việt Nam, LawPlus xin gửi đến Quý khách hàng những thông tin quan trọng.trong thủ tục và hồ sơ cần thiết để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
>>> NHẬN DIỆN RỦI RO PHÁP LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
Table of Contents/Mục lục
1. Những hạn chế đặc thù mà Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (“VPĐD”) phải tuân thủ:
- Không được.thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;
- Không.được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc thuộc các trường hợp pháp luật cho phép;
- Không được.khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác thực hiện khuyến mại tại.Việt Nam cho thương nhân mà mình đại diện;
- Không.được trực tiếp thực hiện hoạt động quảng cáo thương mại;
- Không.được trực tiếp trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ của thương nhân.do mình đại diện, trừ việc trưng bày, giới thiệu tại trụ sở của Văn phòng đại diện đó;
- Không được trực tiếp tổ chức, tham.gia hội chợ, triển lãm thương mại
2. Những hạn chế đặc thù đối với Người đứng đầu VPĐD:
Người đứng đầu văn phòng đại diện của một Thương nhân nước ngoài.không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng.đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng.đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người.đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại.diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
3. Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài. CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động.theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập.hoặc đăng ký kinh doanh.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập VPĐD.mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập VPĐD.mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Thương nhân.nước ngoài, VPĐD không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định như sau:
- Thương.nhân nước ngoài không được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương.nhân nước ngoài hoạt động dưới 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động mà thời hạn đó còn ít hơn 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
4. Các trường hợp thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD
VPĐD bị thu hồi Giấy phép thành lập trong các trường hợp sau đây:
- Không hoạt động trong 01 năm.và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép;
- Không.báo cáo về hoạt động của VPĐD trong 02 năm liên tiếp;
- Không gửi.báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản;
- Trường hợp khác theo quy định pháp luật.
5. Trình tự, thủ tục chấm dứt VPĐD và các nghĩa vụ sau khi chấm dứt
a. Trình tự, thủ tục chấm dứt: CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Bước 1: Ban hành quyết định chấm dứt hoạt động và thanh toán nghĩa vụ với người lao động:
– Thương nhân nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, thông báo với người lao động và giải quyết chế độ lao động với nhân viên văn phòng;
– Thông báo đến cơ quan quản lý về việc Văn phòng sẽ chấm dứt hoạt động.
Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của VPĐD:
– Văn phòng đại diện thực hiện thủ tục nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đã được cấp tại Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh;
– Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:
+ Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
+ Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
+ Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
+ Bản gốc Thông báo mã số thuế;
Cơ quan thuế quyết toán thuế của VPĐD đồng thời quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện người nước ngoài và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.
Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện
Sau khi Cơ quan thuế quyết toán và phát hành thông báo ghi nhận VPĐD đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế thì VPĐD sẽ thực hiện đóng tài khoản ngân hàng đã mở. CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI
Bước 4: Thực hiện trả con dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố
Thương nhân nước ngoài tiến hành trả con dấu cho cơ quan cấp con dấu. Hồ sơ trả dấu văn phòng đại diện bao gồm:
+ Công văn trả dấu của Văn phòng đại diện;
+ Con dấu của Văn phòng đại diện;
+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
+ Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện;
+ Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
+ Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;
Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ trả dấu và ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong thời gian 3 -5 ngày làm việc.
Bước 5: Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp phép thành lập văn phòng
– Sau khi hoàn tất những thủ tục được nêu tại các bước trên, Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động VPĐD trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
– Hồ sơ gồm:
+ Thông báo về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân.nước ngoài ký, trừ trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP
+ Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập VPĐD (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.);
+ Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế.và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
+ Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
+ Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của VPĐD.
b. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện sau khi chấm dứt hoạt động
– Ngoài việc thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo.quy định tại Điều 36 và Điều 37.Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài, VPĐD phải niêm yết công khai về việc chấm dứt.hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại.diện chấm dứt hoạt động.
– Thương nhân nước ngoài có VPĐD đã chấm dứt hoạt.động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền.lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại VPĐD theo quy định của pháp luật.
– Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu VPĐD chấm dứt.hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực.và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động VPĐD.
– Đối với trường hợp VPĐD chấm dứt hoạt động.tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một.Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện.đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một.Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động VPĐD chỉ.bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu.và Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
Lưu ý:
Hồ sơ chỉ được coi là hợp lệ khi văn phòng hoàn tất mọi nghĩa vụ.về kê khai và nộp thuế liên quan, sau đó được cơ quan thuế cấp giấy xác nhận.đã hoàn tất nghĩa vụ thuế (Trong thực tế hiện nay thì hầu hết các VPĐD khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động đều gặp khó khăn trong thủ tục này). Căn cứ vào các qui định về quản lý thuế, về chống rửa tiền, cơ quan thuế có thể.ra quyết định truy thu và phạt đối với những khoản không giải trình được, với số liệu luỹ kế.nhiều năm, dẫn đến văn phòng có thể phải nộp một số tiền thuế.và phạt rất lớn trước khi có được giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế.
Kết luận:
Với những chính sách ưu đãi.mở rộng cho hoạt động đầu tư nước ngoài vào Việt Nam hiện nay thì việc hoạt động dưới hình thức hiện diện thương mại – Văn phòng đại diện.đã không còn là một ưu thế cho các thương nhân nước ngoài nữa. Tưởng chừng như VPĐD với chức năng hoạt động đơn giản sẽ không phát sinh nhiều rủi ro nhưng thực tế không phải vậy, những rủi ro đến thủ tục kê khai và nộp thuế, các thủ tục tuân thủ khác trong quá trình hoạt động đang là những trả ngại lớn cho.các thương nhân nước ngoài khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của các VPĐD.
Để nắm rõ hơn các quy định và thực tiễn áp dụng và tránh được những rủi ro không lường trước, hãy liên hệ với chúng tôi, với đội ngũ Luật sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi tin.chắc sẽ cố vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời cho Quý Văn phòng cũng như Quý Thương nhân nước ngoài, vui lòng liên hệ LawPlus qua hòm.thư điện tử info@lawplus.vn hoặc số điện thoại +84 2862 779 399; +84 3939 30 522
