Trong kỷ nguyên công nghệ số, việc chuyển đổi từ phương thức truyền thống sang các nền tảng trực tuyến không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc để tối ưu hóa quản trị. Đặc biệt, trong quan hệ lao động, hợp đồng lao động điện tử (eContract) đóng vai trò là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian. Để cụ thể hóa các quy định của Bộ luật Lao động và Luật Giao dịch điện tử, Chính phủ đã ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026), thiết lập một hành lang pháp lý vững chắc cho hình thức giao kết này.
Bài viết sau đây của LawPlus sẽ phân tích toàn diện các quy định pháp luật mới nhất về hợp đồng lao động điện tử từ năm 2026, làm rõ việc eContract có bắt buộc hay không, giá trị pháp lý của hợp đồng này, cũng như những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ khi áp dụng hình thức giao kết này trong thực tiễn.
Table of Contents/Mục lục
I. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc từ năm 2026?
Yêu cầu về sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026
Một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm là liệu từ ngày 01/7/2026, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử có trở thành nghĩa vụ bắt buộc hay không. Trên thực tế, pháp luật không đặt ra yêu cầu bắt buộc các bên phải chuyển sang hình thức eContract trong mọi trường hợp.
Điều kiện áp dụng hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Theo Điều 28 và Điều 29 của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, và chậm nhất đến ngày 01/7/2026, nền tảng eContract phải được chính thức đưa vào vận hành. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định của Nghị định đối với những trường hợp mà các bên lựa chọn hình thức eContract khi ký kết và thực hiện hợp đồng lao động.
Lựa chọn hình thức hợp đồng
Mốc thời gian 01/7/2026 là thời điểm nền tảng eContract được vận hành đầy đủ và là mốc triển khai thống nhất quy định pháp lý về hợp đồng lao động điện tử. Không có điều khoản nào trong nghị định buộc tất cả doanh nghiệp hoặc người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động bằng văn bản giấy hay phải chuyển sang hình thức điện tử.
Quy định chuyển tiếp và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động ký trước 2026
Bên cạnh đó, điều khoản chuyển tiếp của nghị định cũng xác nhận rằng các hợp đồng điện tử đã ký trước ngày 01/01/2026 nếu còn hiệu lực thì vẫn tiếp tục có hiệu lực và không bắt buộc phải chuyển đổi; cũng không bắt buộc phải thay đổi các hợp đồng đã ký bằng giấy sang điện tử.
Tóm lại, từ ngày 01/7/2026 trở đi, khung pháp lý về hợp đồng lao động điện tử được áp dụng đầy đủ và thống nhất theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, việc sử dụng hợp đồng này là quyền lựa chọn của các bên, không phải là nghĩa vụ bắt buộc nếu người sử dụng lao động và người lao động vẫn thống nhất tiếp tục sử dụng hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
II. Quy định pháp luật về hợp đồng lao động điện tử
1. Chủ thể tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Về bản chất, hợp đồng lao động điện tử vẫn là một dạng hợp đồng lao động, do đó các chủ thể tham gia giao kết không thay đổi so với quy định chung của Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, hình thức giao kết đòi hỏi các chủ thể phải đáp ứng thêm điều kiện về năng lực sử dụng phương tiện điện tử.
Cụ thể, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rõ chủ thể tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm:
- Người lao động là cá nhân từ đủ độ tuổi lao động theo quy định của pháp luật, có năng lực hành vi dân sự phù hợp và có khả năng tiếp cận, sử dụng hệ thống điện tử để giao kết hợp đồng.
- Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hộ gia đình hoặc cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
- Nhà cung cấp eContract bảo đảm đáp ứng điều kiện kỹ thuật, pháp lý để hỗ trợ giao kết, ký, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động điện tử. Bạn có thể tham khảo bài viết về chữ ký điện tử và tính pháp lý của nó để hiểu thêm về các yếu tố pháp lý liên quan.
Trong trường hợp giao kết thông qua người đại diện, việc ủy quyền phải được thực hiện hợp pháp và có thể xác thực trên môi trường điện tử.
2. Nguyên tắc chung trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Để bảo đảm tính hợp pháp và an toàn của hợp đồng lao động điện tử, Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã quy định rõ các nguyên tắc chung, làm cơ sở cho việc giao kết và thực hiện loại eContract này trong thực tiễn.
- Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337.
- Hợp đồng lao động phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp với thỏa thuận của các bên.
- Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
3. Hiệu lực pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Về giá trị pháp lý, hợp đồng lao động điện tử được ký kết và lưu trữ theo định dạng số có giá trị tương đương hoàn toàn với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ eContract có hiệu lực ràng buộc đối với các bên như đối với hợp đồng lao động truyền thống.
Do đó, tất cả các bên tham gia giao kết hợp đồng đều có trách nhiệm:
- Tuân thủ đúng các cam kết đã thỏa thuận trong hợp đồng;
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và chịu trách nhiệm pháp lý nếu vi phạm hợp đồng theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.
III. Lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp áp dụng hợp đồng lao động điện tử
Lựa chọn nền tảng eContract phù hợp và an toàn
Doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn các nền tảng eContract uy tín, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý và kỹ thuật theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, tránh sử dụng các hệ thống không rõ nguồn gốc hoặc đặt máy chủ ở nước ngoài không kiểm soát được dữ liệu.
Bảo mật dữ liệu cá nhân và thông tin lao động
Hợp đồng lao động điện tử chứa nhiều thông tin nhạy cảm liên quan đến người lao động. Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có biện pháp kỹ thuật và quản lý nhằm ngăn ngừa rò rỉ, xâm phạm dữ liệu.
Quản lý, lưu trữ và tra cứu hợp đồng
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý, lưu trữ và tra cứu hợp đồng lao động điện tử khoa học, đảm bảo eContract có thể được truy xuất nhanh chóng khi cần kiểm tra, thanh tra hoặc giải quyết tranh chấp.
Phòng ngừa rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động
Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử cần đi kèm với đào tạo nội bộ, hướng dẫn người lao động sử dụng hệ thống, đồng thời rà soát kỹ nội dung hợp đồng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp phát sinh.
IV. KẾT LUẬN
Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã chính thức thiết lập khung pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động áp dụng hình thức giao kết hiện đại, linh hoạt và an toàn. Mặc dù không bắt buộc phải sử dụng eContract từ ngày 01/7/2026, nhưng việc chủ động triển khai eContract sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quản trị nhân sự, giảm rủi ro pháp lý và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động. Việc nắm rõ và áp dụng đúng quy định của pháp luật là yếu tố then chốt để eContract phát huy hiệu quả trong thực tiễn.
